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Deine BWA lesen, verstehen und auswerten können

Die BWA ist eine wertvolle Informationsquelle, die meist ungelesen abgeheftet wird. Wenn Sie die BWA richtig lesen können, bleibt sie nicht länger eine öde Zahlenkolone – sie offenbart ihre Geheimnisse und zeigt Ihnen zeitnah, wie es um Ihr Unternehmen bestellt ist. Sie gibt Auskunft über die wirtschaftliche Lage und die Leistungsfähigkeit Ihres Betriebs. Der Bauch braucht die Hilfe handfester Zahlen, um vernünftig entscheiden zu können. Wenn Sie wissen, wie eine BWA zu lesen und zu interpretieren ist, ist sie ein sehr gutes Instrument, um die Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens zu beurteilen, mögliche Schwachstellen zu erkennen und bei Bedarf Verbesserungsmaßnahmen einzuleiten. Die in der Praxis wichtigste und am häufigsten genutzte BWA-Form ist die kurzfristige Erfolgsrechnung, die hier dargestellt wird. Andere häufig genutzte Formen sind die Bewegungsbilanz, die Ihnen die Veränderungen von Vermögen und Kapital anzeigt, sowie die statische Liquidität, die Ihnen Hinweise zur Zahlungsfähigkeit gibt. Die Kosten- und Erlössituation behalten Sie damit immer im Blick. In der Regel wird die BWA monatlich erstellt und sollte Ihnen auch monatlich vorliegen. Scheuen Sie sich auch nicht, den Steuerberater zu fragen, wie Sie mit Ihrem Betrieb dastehen und was Sie tun können, um Verbesserungen umzusetzen. Fragen Sie ihn, welche Zahlen und Informationen aus seiner Sicht die wichtigsten für Sie sind. Abbildung 1 zeigt eine kurzfristige Erfolgsrechnung oder Kostenstatistik. Darin werden die von einem Unternehmen erbrachten Leistungen und Kosten monatlich und kumuliert dargestellt. Um die kurzfristige Erfolgsrechnung zu verstehen, müssen Sie wissen, wo die wichtigsten Aussagen stehen und wie Sie diese interpretieren. Dazu benötigen Sie sowohl Kenntnisse darüber, was in den Spalten 1-12 als auch in den Zeilen der BWA steht. Besonders wichtige Aussagen und Informationen sind im Beispiel mit den Nummern 1-9 hervorgehoben. Spalte 1: Hier finden Sie die Nummer der betriebswirtschaftlichen Auswertung; bei der kurzfristigen Erfolgsrechnung die 100.

Spalte 2: Hier finden Sie die Bezeichnungen der Erlös- und Kostenarten. Es handelt sich um Zusammenfassungen mehrerer Konten. Beispielsweise werden bei den Erlösen alle Umsätze zusammengefasst, die Sie mit Ihren Produkten oder Nebenerlösen erzielt haben (z.B. aus dem Betrieb von Kantinen); beim Materialaufwand sind das die Kosten aller Materialien, Komponenten oder Waren. Zur genauen Zusammensetzung, auch nach der Umsetzung des BilRUG, sollten Sie Ihren Buchhalter oder Steuerberater fragen.

Spalte 3: Hier werden die Erlöse, Kosten und Ergebnisse des Auswertungsmonats ausgewiesen.

Spalte 4: Hier wird die Gesamtleistung mit 100 % für den aktuellen Monat angesetzt. Alle Folgepositionen (Erlös-/Kostenanteile) werden auf diese Größe bezogen und als prozentualer Anteil gezeigt. Erst hierdurch erkennen Sie, wo Sie tatsächlich stehen. Ohne Vergleich wissen Sie z. B. nicht, ob ein Materialeinsatz von im Beispiel rund 96.000 EUR viel oder wenig ist bzw. ob er sich in einer für Ihren Betrieb normalen Region bewegt. Im Beispiel liegt der Materialeinsatz im Verhältnis zur Gesamtleistung bei 37 %, die Personalkosten haben einen Anteil von etwa 42 % (Nr. 1, 2).

Spalte 5: In dieser Spalte werden die Gesamtkosten für den betrachteten Monat mit 100 % angesetzt und die Erlös- und Kostenpositionen als Anteil daran ausgewiesen. So können Sie die größten Kostenpositionen sofort erkennen. Bereits geringe Veränderungen an diesen Werten haben große Auswirkungen auf Ihren EBIT (Earnings before Interest and Taxes, Gewinn vor Zinsen und Steuern) bzw. Gewinn. Die Personalkosten machen rund 77 % der Gesamtkosten aus (Nr. 3). Mit 100 EUR (%) Gesamtkosten konnten knapp 182 EUR (%) Gesamtleistung erwirtschaftet werden (Nr. 4). Je höher der Wert, desto wirtschaftlicher arbeiten Sie.

Spalte 6: Hier werden die Personalkosten mit 100 % für den aktuellen Monat angesetzt und die Erlöse und Kosten zu diesem Wert in Beziehung gesetzt. Das lässt Rückschlüsse auf die Mitarbeiterproduktivität zu. Im Beispiel wurden mit 100 EUR (bzw. %) Personalkosten 236 EUR (%) Gesamtleistung erreicht. Je höher der Wert, desto produktiver sind Ihre Mitarbeiter (Nr. 5).

Spalte 7: Hier wird der Materialwert mit 100 % angesetzt. Der betriebliche Rohertrag in Prozent zeigt, wie hoch Ihr Ertrag im Verhältnis zu den Materialkosten ist. Im Beispiel konnte mit 100 EUR (%) Materialeinsatz ein Rohertrag von gut 170 % erwirtschaftet werden. Auch hier gilt: je höher, desto besser (Nr. 6).

In den Spalten 8-12 werden die Werte für den kumulierten Zeitraum dargestellt, hier Januar bis Juni. Die Aussagen sind die gleichen wie in den Spalten 3-7.


Aussagen in den Zeilen

Zeile 4: Eine wichtige Größe ist die Gesamtleistung, die sich aus den Netto-Umsatzerlösen, eventuellen Bestandsveränderungen sowie ggf. aktivierten Eigenleistungen zusammensetzt. Letztere entstehen, wenn ein Betrieb z. B. eine Maschine baut, die er bei sich einsetzt, um Produkte für seine Kunden herzustellen. Auf die Gesamtleistung beziehen sich u. a. viele Kosten- und Ergebnispositionen.

Zeile 5: Hier wird der Materialverbrauch ausgewiesen. Die exakte Erfassung bzw. der exakte Ausweis ist ohne Warenwirtschaftssystem schwierig, da in diese Zeile der Betrag eingebucht wird, der für den Kauf von Materialien angefallen ist. Das ist aber nur dann korrekt, wenn Einkaufs- und Verbrauchsmenge übereinstimmen, was in der Praxis kaum vorkommt. In Monaten, in denen Waren gekauft werden, fällt das Ergebnis daher oft zu gering aus und umgekehrt.

Zeilen 6-8: Der Rohertrag I ist die Differenz zwischen Gesamtleistung und Materialverbrauch zzgl. eventueller sonstiger betrieblicher Erträge (z. B. Privatnutzung des Firmenfahrzeugs) und eine zentrale Größe, um den Erfolg eines Unternehmens zu bewerten. Je größer der Rohertrag, desto mehr Geld steht zur Verfügung, um die restlichen Kosten zu decken und einen Gewinn zu erzielen. Der Rohertrag II erhöht den Rohertrag I um mögliche sonstige betriebliche Erträge.

Zeilen 9-21: Alle anderen Kosten werden in diesen Zeilen erfasst, einschließlich der oft dominierenden Personalkosten.

Zeile 22: Das EBIT ist der Betrag, den Sie mit Ihrer unternehmerischen Tätigkeit vor Zinsen und Steuern erwirtschaftet haben. Er ergibt sich als Differenz aus Rohertrag und den Gesamtkosten. Das EBIT ermöglicht einen besseren Vergleich des vom Unternehmen mit dem rein operativen Geschäft erzielten Ergebnisses.

Zeilen 23-25: Hier werden mögliche Zinserträge und –aufwendungen erfasst. Aus der Differenz von EBIT und den Zinsen ergibt sich das Ergebnis vor Steuern. (Nummer 7).

Zeilen 26-29: Hier werden die vorläufigen Ergebnisse aus ihrem gesamten unternehmerischen Wirken unter Berücksichtigung möglicher sonstiger Steuern dargestellt (z.B. Öko- oder Versicherungssteuern). Vorläufig, weil es fast immer noch zu Korrekturen und Veränderungen kommt, bevor ein Abschluss erstellt ist, der dann das tatsächliche Resultat Ihrer Arbeit wiederspiegelt.

Weshalb die einfache BWA nicht immer richtige Ergebnisse liefert Um ein Unternehmen mit Hilfe der BWA zu steuern bzw. um unterjährig die richtigen Ergebnisse ermitteln zu können, müssen in der Regel Korrekturen vorgenommen werden. Denn in der „normalen“ einfachen BWA werden zunächst nur die Daten ausgewiesen, die in der Buchhaltung erfasst werden – ohne betriebliche Belange zu berücksichtigen. Wenn Sie die BWA als betriebliches Steuerungsinstrument nutzen wollen, muss die BWA aber auch unterjährig zumindest näherungsweise richtige Resultate ausweisen. Aus der einfachen muss eine qualifizierte BWA entstehen. Beispiele für Sachverhalte, die zu unrichtigen, unterjährigen Ergebnissen führen können mit möglichen Lösungshinweisen:

  • Der Materialeinkauf wird als Verbrauch gebucht (s. Anmerkungen zu Zeile 5), was aber oft nicht korrekt ist. Es darf nur der tatsächliche Verbrauch ausgewiesen werden. Wer kein Warenwirtschaftssystem nutzt, kann z.B. Schätzungen vornehmen oder mit Rezepturen (je verkauftem Stück werden z.B. 10 Euro Material benötigt) oder Durchschnittswerten arbeiten.

  • Abschreibungen müssen auf die Monate verteilt und nicht vollständig am Jahresende gebucht werden, da sie wirtschaftlich anteilig in jedem Monat anfallen.

  • Bestimmte Personalkosten müssen aus den gleichen Gründen wie die Abschreibungen auf Monate verteilt werden, z. B. Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, Boni.

  • Gleiches gilt für mögliche weitere Einmalzahlungen, z. B. Versicherungen, Gebühren, Beiträge.

  • Die Umsätze müssen richtig verbucht werden (An- und Teilzahlungen etwa stellen i. d. R. keine Umsätze dar, weil der Kunde die Lieferung noch nicht abgenommen hat). Sie müssen z.T. bei den Verbindlichkeiten (!) in der Bilanz ausgewiesen werden.

  • Bestandsveränderungen werden nicht oder mit den falschen Werten erfasst. Richtig sind die Herstellungskosten, nicht die voraussichtlichen Verkaufspreise.

  • Ertragssteuern werden nicht monatlich angesetzt und/oder statt der Vorauszahlungen werden nicht die Steuern angesetzt, die erkennbar richtiger wären.

Tipp: Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater und fragen Sie ihn, welche Abgrenzungen Sie am besten vornehmen sollten und wie Sie (bzw. der Steuerberater) dies tun können, um eine "echte" qualifizierte BWA zu erhalten. Sinnvoll ist es in jedem Fall, Abgrenzungen zunächst bei den Umsätzen sowie großen Kostenpositionen – etwa Material, Personal oder Abschreibungen – vorzunehmen. In einem zweiten Schritt sollten Sie dann auch darauf drängen, weitere Abgrenzungen vorzunehmen.

Richtige und aktuelle Buchhaltung ist entscheidend Um zu verlässlichen Aussagen kommen zu können, muss die Finanzbuchhaltung natürlich richtig, aktuell und vollständig sein, was gerade in kleinen Betrieben nicht immer der Fall ist. Auch darüber sollten Sie mit Ihrem Steuerberater sprechen und ihn – falls es Mängel gibt – dazu drängen, Ihnen aktuelle Daten zu liefern und Abgrenzungen vorzunehmen. In diesem Fall spricht man von einer qualifizierten BWA. Da deren Erstellung regelmäßig mit mehr Arbeit verbunden ist, können Sie auch überlegen, ob Sie sich nur einmal pro Quartal eine korrigierte BWA erstellen lassen. In kleinen Betrieben genügt es meist, wenn zuverlässige Informationen alle 3 Monate vorliegen, um zu sehen, wie leistungsfähig man tatsächlich ist und bei nicht ausreichenden Ergebnissen Verbesserungsmaßnahmen umzusetzen.

Tipp: Zum Jahreswechsel sollte die monatliche Planung für das kommende Jahr stehen. Bauen Sie die Planungen analog zu den Konten Ihrer BWA auf. Der monatliche Soll-Ist-Vergleich geht dann einfach und schnell.

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